Gastos de deuda incobrable Vs Escrituras Offs
Los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que las compañías calculen cuánto del dinero que les deben sus clientes nunca recibirán el pago, y contabilizan esa cantidad en sus estados financieros. Lo hacen al asumir los gastos incobrables y realizar cancelaciones. Un gasto de deuda incobrable anticipa pérdidas futuras, mientras que una cancelación es una maniobra contable que simplemente reconoce que se ha producido una pérdida.
Hacer concesiones para facturas sin pagar
Basándose en su propia experiencia, los gerentes de una empresa deben tener una idea general de qué porcentaje de las cuentas por cobrar de la empresa (las facturas pendientes de sus clientes) finalmente quedarán sin pagar. Los estándares contables requieren que las compañías mantengan una "asignación" para su estimación de esas cuentas incobrables.
Por ejemplo, si la experiencia de su compañía le dice que el 1.5 por ciento de las cuentas por cobrar será incobrable, y el saldo actual de sus cuentas por cobrar es de $ 20, 000, debe tener una asignación de $ 300. Su balance general mostraría $ 20, 000 en cuentas por cobrar, compensado por la asignación de $ 300, para una "cuenta por cobrar neta" de $ 19, 700.
Gastos por créditos fallidos
Cuando una compañía necesita aumentar su asignación, lo hace registrando un gasto de deuda incobrable por el monto necesario. Por ejemplo, necesita una asignación de $ 300, pero actualmente solo tiene $ 200 comprometidos con la asignación. Registraría un gasto de deuda incobrable de $ 100 en su estado de resultados y aumentaría la asignación en $ 100, hasta el nuevo total de $ 300. Tenga en cuenta que registra los gastos incobrables y, por lo tanto, reduce sus ganancias, solo en previsión de que los clientes no paguen sus facturas.
Ninguna de las deudas ha ido realmente mal todavía. Esto sigue el principio contable del conservadurismo: una empresa nunca debe exagerar sus activos, y no reconocer que no se pagarán ciertas facturas de los clientes exageraría el valor de las cuentas por cobrar, que es un activo.
Cancelaciones de la deuda real
En algún momento, una deuda en realidad saldrá mal: un cliente no pagará una factura durante el tiempo suficiente para que la empresa concluya que la cuenta es incobrable. Cuando eso sucede, la empresa cancela la deuda. Por ejemplo, tiene $ 20, 000 en cuentas por cobrar y una asignación de $ 300, por un monto neto de $ 19, 700. Usted determina que un cliente que le debe $ 180 nunca pagará.
Para cancelar la deuda, reduzca las cuentas por cobrar y la provisión por el monto de la deuda incobrable - $ 180. Ahora tiene un saldo de cuentas por cobrar de $ 19, 820 y una asignación de $ 120. Las cuentas por cobrar netas siguen siendo las mismas: $ 19, 700. La cancelación no afecta directamente a la rentabilidad de su empresa porque ya ha "gastado" la deuda incobrable. Sin embargo, es posible que deba incurrir en un nuevo gasto de deuda incobrable para reponer su asignación.
Asignación demasiado pequeña
Es posible subestimar el monto de la asignación que debe mantener para cuentas incobrables. También es posible que una deuda inusualmente grande salga mal, abrumando la reserva que ha dejado de lado. En cualquier caso, podría terminar teniendo que cancelar una cantidad mayor que el saldo actual de su asignación. Cuando eso suceda, deberá registrar inmediatamente un gasto de deuda incobrable para que su asignación se "recupere" y luego cancelar la deuda incobrable.