Nómina anual y reconciliación W-2
Como empleador con empleados asalariados W-2, usted tiene la obligación de informar los salarios de cada empleado al trabajador y a la Administración del Seguro Social. Los formularios W-2 se deben entregar a los empleados antes del 31 de enero y a la SSA antes del 28 de febrero. Además, debe preparar un informe de transmisión que resuma la información de W-2. Eventualmente, los datos enumerados en los formularios W-2 que proporciona a los empleados se comparan con otras declaraciones de impuestos relacionadas con el empleo del IRS que presenta a lo largo del año.
Formularios W-2
Cada año, debe proporcionar a sus empleados un formulario W-2 que resuma sus ganancias e impuestos retenidos durante el año. Su empleado utiliza este documento para preparar su declaración de impuestos. Además de proporcionar la información a los empleados, debe proporcionar una copia de cada formulario W-2 a la Administración del Seguro Social (SSA). La SSA registra la información y aplica los créditos del Seguro Social a la cuenta de cada asalariado, y luego la SSA proporciona la información al IRS.
Formulario W-3
El formulario W-3 es un formulario de conciliación que proporciona a la SSA con sus formularios W-2. Debe enviar el Formulario W-3 con las copias de los W-2 que emita a los empleados. El formulario W-3 debe mostrar la cantidad total de ingresos e impuestos que figuran en todos los formularios W-2. Envía un formulario W-3 para resumir todos sus datos W-2. Debido a que las copias de los formularios W-2 que emite se adjuntan al formulario de conciliación W-3, su formulario W-3 también se entregará a la SSA el 28 de febrero.
Penalización de la reconciliación
El IRS y la SSA comparten información de datos salariales. Cada año, las dos agencias revisan sus formularios W-2 y W-3, así como la información sobre retenciones de empleo que informa en sus declaraciones de retenciones del IRS, como los Formularios 941, 943 y 944. Si existe una discrepancia que no se puede explicar En la información que tienen el IRS y la SSA, el IRS emite una multa contra su empresa por el año en que se produce la multa. Esto se denomina evaluación anual de conciliación salarial combinada, también conocida como evaluación CAWR. El monto de la evaluación varía según el tipo y la cantidad de discrepancia. En general, las evaluaciones de CAWR son significativas.
Renuncia de penalización
Si recibe una evaluación CAWR, debe proporcionar nueva información para corregir la discrepancia. Algunas discrepancias son causadas por formularios W-2 faltantes, lo que puede significar que usted proporcionó más formularios W-2 a los empleados que a la SSA. Otra discrepancia puede implicar un desajuste entre la información de retención de impuestos que reporta en los formularios W-2 y la información de retenciones de impuestos que reporta al IRS en los formularios 941, 944 o 943. Las discrepancias se pueden borrar corrigiendo la información que causa el problema y enviando nuevos Documentos al IRS. Por ejemplo, si la discrepancia es el resultado de la falta de W-2, suministre los nuevos formularios W-2 al IRS. Una vez que el IRS recibe la información y resuelve el problema, la evaluación CAWR generalmente no se aplica al 100 por ciento. Debido a que el IRS es la agencia que realiza la evaluación CAWR, debe proporcionar sus documentos corregidos al IRS, no a la SSA, independientemente de dónde haya enviado los documentos originales.