Asesoramiento en el envío de formularios W-2 a empleados.

Algunas compañías permiten que los empleados reciban sus formularios W-2 directamente de la oficina y solo envían por correo estas declaraciones de salarios e impuestos a los empleados anteriores. Otras compañías envían el formulario W-2 del IRS a todos los empleados por razones corporativas o administrativas, independientemente del estado del empleado. El Servicio de Impuestos Internos requiere que las empresas mantengan los W-2 devueltos como no entregados durante cuatro años. Puede tomar medidas para proteger a su empresa del almacenamiento innecesario de documentos al enviar correos W-2.

Verificación de dirección

Verifique la dirección que tiene archivada para cada empleado. Los empleados pueden mudarse y no actualizar su información. Esto puede ocurrir con más frecuencia cuando tiene empleados que dejan su compañía durante el año. Verificar que tiene la información correcta reduce el riesgo de pérdida de W-2 en el correo, reduce la cantidad de llamadas telefónicas de los empleados que solicitan formularios duplicados y reduce la cantidad de tiempo que pasa procesando dichas solicitudes.

Etiquetado

El método más eficiente para preparar sobres W-2 para el envío de correos es utilizar etiquetas escritas. Las etiquetas preimpresas reducen el riesgo de pérdida de W-2 en el correo debido a información de dirección ilegible o ilegible. Si imprime los formularios desde un sistema de software, la dirección del empleado ya está escrita en el W-2. Use sobres W-2 con ventanas de dirección para estos formularios preimpresos, que se pueden encontrar en muchas tiendas nacionales de artículos de oficina. Asegúrese de que la dirección del empleado se muestre a través de la ventana.

Empleados internacionales

Si tiene empleados que viven en el extranjero, debe preparar los sobres W-2 para el correo internacional. Empaque los sobres de la misma manera que para los empleados domésticos, pero márquelos como "Correo aéreo". Asegúrese de que la dirección del empleado esté correctamente etiquetada para su entrega en el país donde vive. Los empleados que ganan ingresos en los EE. UU. Generalmente tienen la obligación de informarlo al IRS. Se requiere que su compañía proporcione la información W-2 de todos los empleados a la Administración del Seguro Social, independientemente de dónde vivan los empleados.

Fecha límite de correo

El IRS requiere que las empresas envíen por correo los documentos W-2 de los empleados a más tardar el 31 de enero. Esto es antes de su fecha límite para proporcionar los documentos W-2 a la Administración del Seguro Social. El no proporcionar los formularios a los empleados antes de la fecha límite del 31 de enero puede resultar en multas del IRS.