Las ventajas de usar un plan de proyecto

Usted y sus empleados pueden realizar fácilmente tareas regulares como procesar pedidos de clientes sin mucha planificación. Sin embargo, un esfuerzo más complejo, como remodelar su tienda, involucra a varios empleados y proveedores externos, una línea de tiempo más larga y materiales costosos. Este esfuerzo requiere la organización y la capacidad predictiva que otorga un plan de proyecto.

Aprobaciones

Un plan de proyecto es una descripción general que explica los objetivos, la programación, el personal y los recursos necesarios para todos los interesados ​​en el esfuerzo. Las personas se dan cuenta de cómo interactúan los diferentes componentes y cómo cambiar un área puede afectar otras facetas del proyecto. El plan establece claramente lo que se espera de todos los participantes antes de que comience el trabajo real. Esto permite a los trabajadores modificar sus métodos para completar el proyecto o negociar cambios que reflejen de manera más realista sus capacidades. Los planes de proyectos generalmente requieren la aprobación de los gerentes, trabajadores, proveedores y clientes. Por lo tanto, los empleados pueden aceptar más fácilmente el crédito por el éxito o culpar por el fracaso si se trata de sus áreas de responsabilidad documentadas.

Estimando

Si constantemente subestima el tiempo y el trabajo que necesita, perderá dinero y decepcionará a los clientes ya que sus proyectos generalmente llegan tarde y superan el presupuesto. Si siempre sobreestima, puede perder clientes porque cree que no tiene los recursos para asumir nuevos. Los planes de proyecto, especialmente si se hacen de manera consistente, mejoran su capacidad para pronosticar su productividad con precisión. Esto mejora la credibilidad entre sus clientes, quienes pueden planificar sus negocios en torno a sus predicciones de confianza. Esto también reduce el estrés entre los empleados, los subcontratistas y los proveedores, ya que no tendrán que dedicar horas adicionales para cumplir con sus plazos poco realistas o perder facturación debido a la falta de trabajo.

Actuación

Debido a que un plan de proyecto define claramente los valores de trabajo, proporciona una línea de base útil. Por lo tanto, puede juzgar si un proyecto puede cumplir sus objetivos y realizar cambios según sea necesario. Por ejemplo, suponga que su plan muestra una tarea del cliente que dura una semana. Si el desempeño real toma 10 días, entonces su fecha de entrega puede demorarse al menos tres días. Luego, puede pedirle al cliente que apruebe la nueva fecha o acortar las tareas posteriores para compensar la demora. A la inversa, si el desempeño toma solo cinco días, usted gana dos días. Puede sorprender al cliente con una entrega anterior a la esperada, o usar el tiempo adicional para agregar valor adicional al esfuerzo, como más opciones de productos.

Métodos

Si la planificación del proyecto se convierte en una faceta regular de su negocio, puede facilitar el trabajo utilizando un software dedicado a la tarea. Las alternativas incluyen Basecamp, que hace que todo sea fácilmente accesible en línea; Clarizen, que incluye informes altamente personalizables; y Microsoft Project, que se integra con una popular suite de software empresarial. Otra opción es obtener una designación de Profesional en Gestión de Proyectos para usted o para un empleado. Puede recibir esta certificación reconocida en la industria solo al ser competente en las herramientas y técnicas para crear planes de proyectos.