Las ventajas de las hojas de cálculo electrónicas

Las hojas de cálculo electrónicas como las creadas con Excel, Numbers y OpenOffice son una parte clave de las finanzas personales y corporativas modernas. Las hojas de cálculo electrónicas brindan una serie de ventajas sobre las hojas de cálculo físicas tradicionales. Muchos de estos beneficios provienen de la capacidad de las computadoras para realizar cálculos y ajustes instantáneos, lo que llevaría a un humano muchas veces más tiempo para ingresar.

Fórmulas

La mayor ventaja de las hojas de cálculo proviene de su herramienta más útil: las fórmulas matemáticas. Las celdas de la hoja de cálculo se pueden configurar con fórmulas que pueden calcular información en función del contenido de otras celdas. Estas fórmulas le permiten calcular instantáneamente información financiera u otras cifras importantes. Estos cálculos también se pueden ajustar en el nivel de la fórmula, que a su vez ajustará todos los resultados calculados al instante. Un contratista que crea una factura por costos de materiales, por ejemplo, puede ajustar la fórmula utilizada para calcular el costo total en función de los cambios en el precio o la cantidad de ciertos materiales. Una fórmula también elimina los errores humanos de los cálculos, siempre que no haya errores en la fórmula en sí.

Escenarios hipotéticos

Las hojas de cálculo también se pueden utilizar para investigar escenarios hipotéticos sin arriesgar capital alguno. Al ajustar las fórmulas existentes o agregar nuevas, se pueden evaluar los resultados hipotéticos de un cambio dentro de la empresa. Por ejemplo, si un gerente de tienda está considerando agregar una nueva sección a una tienda, la hoja de cálculo se puede usar para determinar cuánto costará almacenar y dotar de personal a la nueva sección. Al usar la hoja de cálculo, puede decidir si el costo proyectado de la nueva sección es demasiado para la tienda o una inversión que vale la pena a largo plazo.

Opciones de pantalla y configuración

Las hojas de cálculo también ofrecen una gran flexibilidad de presentación y personalización funcional. Las hojas de cálculo se pueden editar para adaptarse al tipo de datos presentados, con tipos y tamaños de fuentes personalizados para facilitar la lectura. Las hojas de cálculo también se pueden configurar con formato visual para ciertos valores, y los datos de celdas se pueden usar para crear gráficos y tablas para explicar visualmente el significado de los datos.

Portabilidad

Las hojas de cálculo digitales también son extremadamente fáciles de transportar, copiar o compartir. Pueden enviarse por Internet a colegas y clientes en segundos o minutos, mientras que las copias impresas pueden demorar horas, días o incluso semanas cuando se envían a nivel internacional. Las hojas de cálculo también se pueden ver en varios dispositivos, como computadoras de escritorio, computadoras portátiles, tabletas e incluso teléfonos inteligentes que admiten programas de hojas de cálculo. También puede compartir varias copias con numerosas personas simultáneamente sin tener que imprimir o producir varias copias.

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