Ventajas y desventajas de un presupuesto de elementos de línea
No es sorprendente que tantas empresas pequeñas y medianas usen presupuestos de partidas individuales. Son fáciles de usar y rápidos de crear. No necesitas un título en contabilidad para resolverlos. Pero hay buenas razones por las que las empresas también se sienten frustradas con los sistemas de presupuesto de partidas individuales. Considere las ventajas y desventajas del presupuesto de la línea de pedido antes de decidir qué tipo de presupuesto funcionará mejor para su negocio.
Fácil de crear
Una razón por la que el presupuesto de artículos de línea es tan popular es que es tan fácil crear presupuestos de artículos de línea. No es necesario tener un fondo contable para crear un presupuesto de partidas individuales o para entender uno creado por otra persona. Para crear un presupuesto de artículo de línea:
- Crear una columna titulada Gastos. Agrupe los gastos similares en categorías, como Suministros de oficina, Salarios, Capacitación, Mercadeo, etc. Enumere cada categoría en una línea separada en la columna de Gastos.
- Cree una columna titulada Año anterior y complete el año, como 2018. Para cada artículo de línea, registre cuánto gastó la compañía en esa categoría el año pasado.
- Cree una columna titulada Año actual y rellene, por ejemplo, 2019. Consulte lo que la compañía gastó el año pasado en cada categoría y decida si debe destinar más o menos para el próximo año. Registre la nueva cantidad presupuestada para cada línea de categoría.
- Para llevar un registro de los gastos a lo largo del año, haga una columna para cada mes. A fines de enero, o cuando comience su año fiscal, cuente lo que la compañía gastó en cada categoría y anótela en cada línea. Haz lo mismo para cada mes.
También puede pedir a cada gerente de departamento que cree un presupuesto de artículos de línea. Por ejemplo, el gerente de la oficina podría crear un presupuesto para cada tipo de suministros de oficina (papel para fotocopiadora, cuadernos de notas, bolígrafos, etc.) como un artículo de línea. El gerente de marketing podría tener gastos de artículos de línea para publicidad, eventos, relaciones públicas y otros eventos similares. Luego, cada gerente puede ver varios meses de entradas y ver cuánto se está gastando en cada artículo de línea.
Fácil de entender y analizar
Durante el año, puede ver cuánto del presupuesto ha gastado para cada línea de pedido y proyectar si estará dentro del presupuesto, o si estará por encima o por debajo del presupuesto al final del año. Incluso puede proyectar varios años por delante al comparar su presupuesto actual con el presupuesto del año anterior para cada línea de pedido, y aumentar o disminuir el presupuesto para cada uno en función de la dirección en la que planea tomar la empresa en el futuro. Analizar el presupuesto de un artículo de línea es fácil porque es muy sencillo. Todos los gastos se detallan, línea por línea.
Difícil de ajustar
Los presupuestos de artículos de línea no están destinados a ser presupuestos fluidos que pueden ajustarse a lo largo del año. Si un gerente se da cuenta en marzo, por ejemplo, que su departamento está por encima del presupuesto porque los costos de varios artículos necesarios han aumentado más allá de las expectativas, no puede ajustarse a eso sin obtener la aprobación de la alta gerencia. Entonces, él sabe que estará por encima del presupuesto para el año a menos que se reduzca en otras áreas. Este tipo de dilema puede hacer que los gerentes tomen decisiones apresuradas, como recortar la publicidad, solo para recuperar una pérdida presupuestaria.
No hay lugar para la justificación
El presupuesto de partidas individuales, por su naturaleza, solo incluye los gastos. No hay columna de ingresos o ganancias realizadas. Entonces, cuando una línea de pedido supera el presupuesto, no hay manera de mostrar por qué puede ser eso, incluso si se debe a un aumento en los ingresos. El adagio : "Hay que gastar dinero para ganar dinero" a menudo es cierto. Si surge una oportunidad en la que puede participar en una feria comercial que anteriormente no estaba disponible para usted, y el gerente sabe que el programa ofrecería muchas oportunidades nuevas, entonces ella debe sobrepasar el presupuesto para asistir al programa. Incluso si aporta a la empresa nuevos negocios e ingresos, entonces ella no tiene ningún lugar para mostrar eso en un presupuesto de partidas individuales.