Las ventajas de una estructura organizativa efectiva

Una de las razones más comunes por las que las empresas fracasan es un desequilibrio entre las distintas partes de la organización. O bien no tienen una buena coordinación entre el departamento de ventas y el departamento de operaciones o no tienen una buena coordinación entre los empleados y sus gerentes. El papel de la estructura organizativa en la eficacia y el rendimiento no puede ser exagerado. Para que su empresa tenga éxito, necesita tener el tipo correcto de estructura organizativa y para darle el tipo correcto de estructura organizativa, debe tener una comprensión íntima de los diferentes tipos de estructura organizativa que existen y sus ventajas y desventajas.

¿Qué es la estructura organizacional?

La estructura organizativa de una empresa tiene que ver con la comunicación, la distribución de tareas y responsabilidades, y la flexibilidad de la empresa ante el cambio. Implica líneas de autoridad y responsabilidad, así como qué tipo de comportamiento se considera aceptable dentro de la organización. De hecho, hasta cierto punto, la estructura organizativa también se relaciona con la forma en que la empresa se relaciona con su entorno externo.

Para mantener su negocio en marcha y ser rentable, necesita tener la estructura correcta. Sin embargo, hay diferentes tipos de estructuras, y cada una es apropiada para diferentes situaciones. Para saber cuál es el mejor para usted, debe conocer todos ellos.

Los tipos de estructuras organizativas

Las estructuras organizativas están diseñadas de acuerdo con algunos sistemas bien definidos. Hay seis sistemas de este tipo.

1. Especialización

La especialización laboral se basa en cómo se distribuyen las tareas y los trabajos dentro de la organización. Cada trabajo se divide en unas pocas partes especializadas y todos realizan sus tareas para ayudar a lograr el objetivo general del trabajo en cuestión. El trabajo generalmente se divide en algunos pasos, ya sea en secuencia o en paralelo, y una persona diferente se encarga de llevar a cabo cada paso. Los empleados y departamentos individuales, por lo tanto, se especializarán en realizar ciertas partes de las actividades, en lugar de actividades completas.

2. Departamentalización

Mientras que la especialización se trata de dividir los trabajos, la departamentalización se trata de agrupar los trabajos. La forma en que se agrupan estos trabajos varía de una organización a otra y puede ser de acuerdo con una de las cinco formas diferentes de departamentalización.

• La departamentalización funcional es cuando los trabajos se agrupan según las funciones que tienen dentro de la organización. Todo lo relacionado con las cuentas va bajo el departamento de contabilidad; todo lo relacionado con la manufactura va bajo el departamento de manufactura, y así sucesivamente. Este tipo de departamentalización puede funcionar en casi cualquier tipo de organización y depende de los objetivos que la organización busca alcanzar.

• La departamentalización del producto ocurre cuando los trabajos se agrupan según la línea de productos. Cada gerente de la organización es responsable de un área que depende de la especialización de ese gerente. Entonces, por ejemplo, una empresa de tecnología puede tener un departamento de telefonía móvil, un departamento de electrodomésticos, etc.

• La departamentalización geográfica es donde los trabajos se agrupan según la geografía o el territorio de la unidad. Por ejemplo, bajo el departamento de ventas, es posible que tengamos un director de ventas para cada país donde la empresa tenga una presencia significativa.

• La departamentalización de procesos es una departamentalización basada en el flujo de clientes o productos. Una empresa de manufactura, por ejemplo, puede tener un departamento de mezcla química, un departamento de ensamblaje, un departamento de empaque, etc.

• La departamentalización del cliente se basa en la agrupación de trabajos según el tipo de cliente. Por lo tanto, dentro del departamento de ventas, puede haber mini departamentos dedicados a clientes minoristas, clientes mayoristas, etc.

3. Cadena de mando

Este es el tipo tradicional de estructura organizativa y depende de una línea de autoridad que comienza en la parte superior de la organización y continúa hasta el nivel más bajo de empleados. Hay reglas claras sobre quién se espera que informe a quién. También hay algunos conceptos importantes adjuntos a este tipo de estructura organizativa.

El concepto de autoridad afirma que cada cargo gerencial tiene ciertos derechos y principios. Cada gerente tiene el poder de decirle a ciertas personas qué hacer y razonablemente esperar que lo hagan.

El concepto de responsabilidad es un calificador para el concepto de autoridad. Si bien cada posición tiene sus derechos y privilegios, esos derechos y privilegios también conllevan algunas responsabilidades. Una responsabilidad generalmente se toma como la obligación de realizar cualquier tarea que se le asigne.

El concepto de unidad de mando es otro concepto importante que forma parte de esta estructura. Básicamente, establece que cada persona debe informar a un solo administrador directamente sobre ellos. De esa manera, la línea de comando no se bifurca en ningún punto de la jerarquía.

4. Rango de control

Esta es menos una forma de estructura organizativa y más una forma de determinar qué tan amplia puede ser la estructura organizativa. Determina cuántos niveles tiene una organización así como cuántos gerentes y cuántos empleados puede gestionar un gerente de manera efectiva y eficiente.

5. Estructuras centralizadas vs. descentralizadas

¿La organización se ejecuta desde un lugar central o hay más autonomía en toda la organización? Estas dos estructuras organizativas opuestas tienen diferentes niveles de efectividad, dependiendo de la situación.

6. formalización

Este tipo de estructura organizativa es altamente formal, donde los trabajos están bien estandarizados y existen reglas y protocolos claros que guían el comportamiento de los empleados. Los centros de llamadas tienden a tener este tipo de estructura.

Tenga en cuenta que estas estructuras organizativas no tienen que ser utilizadas exclusivamente. Una organización puede combinar más de un tipo de estructura organizativa de manera efectiva. El punto es que necesita tener algún tipo de estructura en primer lugar antes de poder obtener los beneficios de la estructura organizativa.

¿Cuáles son las ventajas de una buena estructura organizativa?

Una buena estructura organizativa tiene que ver con obtener la estructura organizativa adecuada para la situación. En última instancia, hay una serie de ventajas de una estructura organizativa.

La comunicación interna es más fácil

El tipo correcto de estructura organizativa hará posible que los empleados se comuniquen efectivamente con sus gerentes y entre ellos. Si su organización tiene departamentos, también será más fácil que los departamentos se comuniquen entre sí. La información fluirá fácilmente en todas las direcciones y los empleados se sentirán escuchados y como si tuvieran algo que decir sobre cómo se maneja la organización.

Las decisiones de negocios se hacen más fáciles de tomar

Esto viene como consecuencia directa de la ventaja anterior. La toma de decisiones efectiva requiere una cantidad adecuada de información y esa información solo se puede obtener cuando hay una buena comunicación. Los gerentes tendrán toda la información que necesitan para tomar las decisiones comerciales correctas y es probable que la compañía sea eficiente y rentable en el futuro.

Las tareas son más fáciles de realizar

Cuando una empresa tiene la estructura organizativa adecuada, cada empleado sabe qué tareas se espera de ellos y tiene a su disposición todo lo que necesita para realizar esas tareas. Esto les permite realizar esas tareas de manera efectiva.

Se ha mejorado el servicio al cliente

La estructura organizativa correcta hará que sus empleados sean más felices y, por lo tanto, serán más productivos en el trabajo. También tratarán mejor a sus clientes y el cliente estará más contento. En última instancia, esto pagará dividendos en forma de un mejor resultado final para su empresa.

La compañía funcionará más suavemente

En última instancia, el tipo correcto de estructura organizativa hará que la empresa funcione sin problemas en todos los sentidos. Los empleados serán más felices, a los líderes les resultará más fácil liderar, y los clientes también serán más felices.