Software de contabilidad y gestión empresarial
El software de contabilidad es una herramienta de uso de la administración para tomar decisiones de negocios. La belleza del software de contabilidad es que almacena información financiera en una ubicación centralizada. Los informes o las consultas se pueden compilar fácilmente para la revisión y el uso de la administración. Un presupuesto se puede administrar fácilmente ingresando datos en el software de contabilidad y luego revisando informes o consultas. El software de contabilidad es a menudo el mejor amigo de la gerencia.
Funcionalidad
La administración a menudo necesita información rápidamente, como ventas por un mes, niveles de inventario de ciertos artículos, gastos y montos adeudados a los proveedores. El software de contabilidad debe poder proporcionar este tipo de información fácilmente a través de informes o consultas. Si necesita informes inusuales o especiales, pregunte a su proveedor de software sobre esto. Muchas veces los informes se pueden personalizar para cumplir con los requisitos específicos, pero pueden costar más. Puede haber otras funciones disponibles, como los controles de inventario. Los gerentes deben considerar las limitaciones de un sistema para seleccionar el software de contabilidad.
Beneficios
Los mayores beneficios de un sistema contable son un aumento de la velocidad y una disminución de los errores. Con un sistema manual, la administración puede tener que esperar días para saber cuánto se vendió en un mes; con el software, se puede acceder a la información tan pronto como se ingresan los datos. El programa realiza la mayoría de los cálculos y compilaciones de informes, minimizando los errores y haciendo que el proceso sea eficiente. La administración puede tomar decisiones más rápidas y mejorar el resultado final, una ventaja importante para cualquier pequeña empresa donde cada centavo cuente.
Los tipos
Los programas de contabilidad vienen en muchos tipos. El software puede residir en una sola computadora o en una red, donde muchas personas pueden acceder a él, lo que aumenta el riesgo de acceso no autorizado a información financiera. Los administradores pueden mitigar este riesgo mediante el uso de ID y contraseñas. Algunos administradores están utilizando la "nube" para procesar transacciones contables y este tipo de software está disponible con proveedores y proveedores "en la nube". La "nube" se refiere al software y los datos que se almacenan fuera del sitio y se acceden a través de Internet. Por ejemplo, Intuit, un desarrollador y vendedor de software, ofrece un software de contabilidad en línea donde lo usa y guarda sus datos en línea, no en su disco duro.
Efectos
Los efectos de usar un software de contabilidad se encuentran principalmente en la eficiencia y la suavidad de las operaciones. En muchos sistemas, las órdenes de compra, por ejemplo, pueden ser aprobadas por los gerentes que usan sus propias computadoras, sin levantarse de sus sillas o lidiar con un montón de papeleo. Otro efecto es que los gerentes se acostumbran a ciertos informes contables, como los informes de vencimiento a cobrar, en los que se puede hacer un seguimiento de los deudores por la cantidad adeudada y por cuánto tiempo. Por lo general, este informe solicita a los gerentes que actúen rápidamente con los pagadores atrasados, como el seguimiento de la falta de pago y el rechazo del servicio a los clientes vencidos, minimizando las pérdidas.
Consideraciones
Los gerentes deben tener algunos antecedentes contables para poder entender la información financiera presentada y analizarla. El software de contabilidad no reemplazará el conocimiento contable. Los gerentes todavía necesitan revisar los informes y hacer las preguntas apropiadas. Otra consideración para los gerentes con respecto al software de contabilidad es asegurarse de que exista un sistema de verificaciones y saldos para detectar errores, como las transposiciones de números, que son comunes cuando se ingresan datos en cualquier sistema. Por ejemplo, la administración puede requerir que las conciliaciones formen parte del proceso contable.