Contabilidad y Procedimientos de Control Interno.
Los propietarios de pequeñas empresas suelen dedicar grandes cantidades de tiempo a la planificación de funciones y procesos empresariales. La contabilidad es una función comercial importante en las pequeñas empresas. Los dueños de negocios usan la contabilidad para registrar e informar varias piezas de la información financiera de su compañía. Los procedimientos contables representan las pautas específicas que siguen los dueños de negocios y empleados cuando preparan información contable. Los controles internos son otra función importante de la pequeña empresa. Los controles internos crean salvaguardas para proteger el negocio o la información financiera y el rendimiento operativo de la empresa.
Flujo de trabajo contable
El flujo de trabajo contable es un procedimiento que determina cómo la información o los documentos fluirán a través de las operaciones comerciales de una empresa. Este procedimiento puede no ser tan importante para los dueños de negocios que completen todas las funciones de contabilidad. Sin embargo, las organizaciones comerciales más grandes utilizan procedimientos contables para garantizar que los empleados manejen toda la información financiera de manera consistente. El flujo de trabajo contable proporciona pautas para recopilar documentos internos y externos, ingresar información en el libro de contabilidad de la compañía y archivarlo de acuerdo con los procedimientos operativos estándar.
Activos fijos
Los procedimientos de contabilidad de activos fijos son procesos importantes en la contabilidad de pequeñas empresas. Los activos fijos representan instalaciones, equipos, vehículos u otros elementos importantes que son propiedad de la empresa. Estos activos se utilizan comúnmente para crear los bienes y servicios vendidos a los consumidores. Los dueños de negocios crean procedimientos contables relacionados con la adquisición y depreciación de activos fijos. La mayoría de las pequeñas empresas registran activos fijos por su valor histórico y el libro mayor general de la compañía. A medida que el activo se utiliza en operaciones comerciales, un monto de depreciación se registra como un gasto cada mes para representar el monto del uso de activos.
Dinero para gastos menores
Los procedimientos de caja chica representan el uso del dinero en efectivo del negocio para compras menores. Los propietarios de pequeñas empresas a menudo crean procedimientos y políticas de caja chica para reducir los gastos fuera de control. Los procedimientos de caja chica incluyen el establecimiento de una cantidad fija de caja chica para cada mes, que requieren aprobación antes de gastar dinero en efectivo y la conciliación de la caja chica al menos una vez al mes. Los dueños de negocios utilizan estos procedimientos para mantener un registro preciso de los gastos de caja chica.
Prevención del fraude
Los controles internos proporcionan pautas específicas para prohibir cierto comportamiento de los empleados en la empresa. La prevención del fraude es una de las principales razones de los controles internos. Los dueños de negocios usan controles internos para asegurarse de que un empleado no complete demasiadas funciones de contabilidad. Los empleados que cumplen múltiples funciones contables (como la publicación de depósitos y la conciliación de los estados de cuenta bancarios) tienen mayores oportunidades para manipular información, participar en fraudes o malversar dinero de la empresa.
Verificar datos contables
Los dueños de negocios pueden usar controles internos para verificar los datos contables de su compañía. Las pequeñas empresas con varios empleados contables utilizan un proceso de revisión para garantizar que toda la información se registre con precisión. Los dueños de negocios, controladores o gerentes de contabilidad pueden ser responsables de revisar el trabajo de contabilidad de los empleados de manera oportuna para verificar su exactitud y validez.
Desempeño operacional
Los controles internos también pueden ayudar a los dueños de negocios a medir y revisar el desempeño operacional. Los controles internos requieren que los empleados sigan todos los procedimientos operativos estándar. Los dueños de negocios también pueden medir el desempeño de los empleados según las pautas de control interno estándar. Los controles internos imponen estándares de seguridad para garantizar que los empleados no sufran lesiones al completar las funciones comerciales.