5 procedimientos para garantizar la seguridad de la información de nómina
La función crucial del departamento de nómina junto con la información confidencial del empleado involucrada significa que la seguridad es una preocupación clave. El tipo de información y la manera en que se almacena juegan un papel importante en la forma en que mantiene protegidos la información financiera, los asuntos legales y la información personal de sus empleados.
Ambiente Físico Seguro
La disposición física del departamento de nómina afecta la seguridad de la información. Cualquier copia física de los documentos que contengan información personal debe estar encerrada en todo momento. Archivadores con cerraduras funcionan bien para este propósito. Coloque los escritorios de manera que las pantallas de las computadoras no sean visibles desde la puerta o por quienes caminan cerca. Mantenga las puertas de la oficina de nóminas cerradas con acceso solo para los empleados de nómina y la administración autorizada. Si algún documento se guarda fuera del sitio, elija una ubicación que le permita mantener los documentos bajo llave con acceso solo por personal autorizado.
Acceso limitado
Además de las precauciones físicas, una compañía necesita establecer pautas para acceder a la información de nómina. Por ejemplo, los empleados individuales normalmente pueden acceder a sus propios registros, pero otros empleados no deben tener acceso a la información de los colegas. Determine quién tiene acceso a los registros de cada empleado y cómo se maneja el acceso. Lleve la información específica al empleado en lugar de permitirle recuperarla. La supervisión mientras el empleado está en el departamento de nómina también es clave para mantener la seguridad.
Establecer Seguridad Electrónica
Dado que la mayoría de la nómina se maneja electrónicamente, la elección del software y la seguridad electrónica de la compañía son esenciales. Su empresa necesita un firewall para proteger sus sistemas informáticos y bases de datos. La protección de contraseña en todas las estaciones de computadoras proporciona protección electrónica adicional. Trabaje con el departamento de tecnología de la información o con un consultor independiente para mejorar su seguridad y realice verificaciones periódicas para asegurarse de que el sistema funciona correctamente.
Estandarizar las solicitudes externas
Las consultas externas sobre información de nómina lo dejan abierto a una posible infracción. Si bien los acreedores, las compañías hipotecarias y otras entidades con intereses financieros pueden contactarlo, no hay forma de verificar quién está realmente al otro lado de la línea. Puede recibir llamadas para verificar el ingreso de un empleado o de acreedores que quieran embargar salarios. Cree un sistema estándar para consultar esta información por escrito. En el caso de un embargo, deben seguirse los canales legales apropiados. Capacite a todos los empleados de nómina sobre los procedimientos adecuados para divulgar cualquier información personal sobre los empleados.
Manejar adecuadamente la eliminación
Una menor cantidad de documentos e información disponible significa menos posibilidades de una violación de la seguridad. Cuando sea posible, limite la cantidad de elementos que se conservan, a menos que sea necesario por motivos fiscales o de auditoría. Cuando se deshace de los documentos, la eliminación adecuada es esencial. Establezca pautas para el manejo de documentos confidenciales, que deben incluir la destrucción segura de los materiales.