5 formatos diferentes de comunicación empresarial
Las empresas suelen utilizar múltiples formatos de comunicación para llegar a la audiencia más amplia posible al transmitir mensajes. Cada formato de comunicación ofrece ventajas o desventajas según el mensaje que se entrega y las personas que lo reciben. Además, diferentes formatos de comunicación pueden costar más que otros. Muchas pequeñas empresas están interesadas en el costo de la comunicación comercial porque pueden no tener grandes cantidades de capital para los servicios administrativos. Las empresas deben adaptar su mensaje cuidadosamente para que se produzca la menor confusión cuando las personas reciben el mensaje e interpretan su significado.
Cartas y Memos
Las cartas y los memos son la comunicación empresarial escrita más tradicional. Las cartas se usan comúnmente para presentar información comercial oficial a otras empresas, a individuos o a partes interesadas externas de la empresa. Las organizaciones también pueden usar cartas para comunicar contratos comerciales o establecer relaciones profesionales con otras compañías en el entorno empresarial.
Los memos suelen ser un formato de comunicación escrito interno que se utiliza para transmitir información a los gerentes y empleados. Es posible que las empresas utilicen menos notas en el entorno empresarial actual, especialmente dado el aumento en el uso del correo electrónico comercial.
Reuniones
Las reuniones ofrecen a las organizaciones una forma de transmitir información utilizando un formato personal. Las reuniones pueden incluir gerentes, empleados o clientes. Las empresas utilizan reuniones para garantizar que exista poca o ninguna confusión en el mensaje transmitido; permiten que las personas que escuchan al orador tengan la oportunidad de hacer preguntas o proporcionar comentarios. Este formato de comunicación se puede usar más para los dueños de negocios, directores o gerentes, quienes a menudo se reúnen para discutir ideas de negocios importantes antes de tomar una decisión. Las pequeñas empresas no pueden usar reuniones si tienen muy pocos o ningún empleado.
El correo electrónico es una forma electrónica de comunicación escrita. Este formato de comunicación se ha vuelto más popular a medida que las organizaciones aumentan el uso de computadoras personales en sus operaciones comerciales. El correo electrónico ofrece a las empresas un formato casi instantáneo para transmitir un mensaje o transferir información a individuos dentro o fuera de la organización empresarial. Si bien la comunicación comercial a través del correo electrónico se consideró menos formal en sus inicios, muchas empresas han desarrollado formatos formales de correo electrónico para que la comunicación comercial mantenga un nivel estándar de profesionalismo. Las pequeñas empresas suelen utilizar la comunicación por correo electrónico porque es una opción económica para ponerse en contacto con las partes interesadas internas y externas de la empresa.
Medios de comunicación social
Las redes y sitios web de redes sociales han presentado un formato de comunicación comercial relativamente nuevo. Las redes sociales permiten a las organizaciones crear sitios web o páginas de fans y desarrollar un seguimiento de los clientes. Las empresas pueden transmitir información importante de la empresa a través de estas redes, ofrecer cupones individuales y otros descuentos por productos o usarlos para llegar a diferentes mercados objetivo o grupos demográficos en el mercado económico. Si bien las pequeñas empresas basadas en el hogar no pueden encontrar útiles las redes sociales, las empresas más establecidas pueden tener mejores resultados en las redes sociales.
Chat en linea
El chat en línea es otra característica relativamente reciente que las compañías están agregando a sus sitios web. El chat permite a las organizaciones aprovechar a las personas que visitan el sitio web de la compañía y presentar un sistema de respuesta que los consumidores pueden usar si tienen preguntas sobre la compañía o sus productos. En lugar de que los consumidores busquen información de contacto, como números de teléfono o direcciones de correo electrónico, las empresas pueden usar un enlace de chat en línea en la página de inicio de su sitio web para conectar a los consumidores directamente a un representante de servicio al cliente.