3 tipos de documentos comerciales
Las empresas tratan con cientos de diferentes tipos de documentos, pero los documentos generalmente se pueden clasificar como informativos, negativos o persuasivos. Los tipos de mensajes pueden superponerse; por ejemplo, un mensaje puede ser tanto negativo como informativo. Casi todos los documentos de negocios intentan usar el mensaje del documento para crear buena voluntad al adaptarse a las necesidades de la audiencia deseada. Los escritores adaptan los documentos en función de una serie de variables de audiencia, incluido el tamaño, la posición y las características de la audiencia.
Documentos informativos
Los documentos informativos incluyen estados financieros, boletines informativos, informes de investigación, resúmenes, notas de agradecimiento y ajustes de cuenta. Las transmisiones son otra forma de mensaje informativo que explica lo que se está enviando. Los faxes y correos electrónicos con archivos adjuntos a menudo vienen con cartas de transmisión. Para proporcionar el mensaje deseado, los documentos informativos deben ser relevantes y breves, o simples si no es posible el resumen. Los documentos informativos positivos no necesitan el mismo nivel de creación de buena voluntad que los documentos persuasivos o negativos, pero los mensajes informativos aún deben mostrar consideración por la audiencia a la que están destinados.
Documentos negativos
Los documentos negativos se usan para varios propósitos, a menudo para disculparse o explicar una situación negativa. Los tipos de documentos negativos incluyen rechazos, avisos disciplinarios, evaluaciones negativas de desempeño, despidos y despidos. Para crear o reparar la buena voluntad, los escritores de documentos negativos pueden intentar volver a redactar la información como positiva o persuasiva. Los redactores de documentos negativos refundidos deben asegurarse de que los elementos negativos aún se entiendan y que la audiencia entienda el mensaje deseado del documento.
Documentos persuasivos
Los documentos persuasivos intentan convencer a la audiencia de suscribirse al punto de vista de los escritores. Anuncios publicitarios, curriculums vitae, evaluaciones de desempeño y recursos para recaudar fondos son todos tipos de documentos persuasivos. Escribir un documento persuasivo puede requerir un poco más de estrategia que escribir otros tipos de documentos porque el escritor debe predecir y abordar las posibles objeciones de la audiencia. Los escritores de documentos persuasivos pueden abordar las objeciones de la audiencia apelando a las emociones y ofreciendo razones para tomar acción inmediata.
Construyendo Buena Voluntad
Además de los otros propósitos, los documentos comerciales generalmente construyen o restauran la buena voluntad con la audiencia prevista. Goodwill le permite a la audiencia saber que el remitente del documento es atento y amigable. Esta consideración hace que sea más probable que la audiencia entienda y actúe sobre el mensaje del documento. Los redactores de documentos demuestran buena voluntad al organizar la información para que se ajuste a las necesidades de la audiencia, enfatizando la información positiva, mostrando cortesía y estructurando el documento de acuerdo con los estándares de la industria y la industria.