10 razones por las que los proyectos superan el presupuesto

Estadísticamente, al menos el 85 por ciento de cada proyecto está por encima del presupuesto hasta cierto punto. Esto es a menudo debido a eventos imprevistos más allá del control humano. Afortunadamente, puede influir en las probabilidades a su favor si tiene conciencia de lo que podría salir mal. Al dejar espacio en su presupuesto para lo inesperado y desarrollar un plan de contingencia, puede disminuir la probabilidad de quedarse sin fondos.

Inexperiencia del Líder del Proyecto

La inexperiencia del líder de un proyecto puede significar que cualquier aspecto del mismo podría ser inadvertidamente mal administrado, incluido el presupuesto. Si bien es cierto que hay una primera vez para cada empresa, un líder de proyecto que es nuevo en las responsabilidades de la posición puede encontrar más obstáculos que uno que esté bien versado en ver un proyecto desde su inicio hasta su finalización. Los líderes de los proyectos neófitos requieren más orientación y supervisión durante todo el proceso, o al menos, un mentor en el que se pueda confiar para brindar un asesoramiento prudente y objetivo.

Mala comunicación / gestión de personal

Para que un proyecto se desarrolle, la comunicación precisa y oportuna debe estar presente en todas las fases. El líder del proyecto debe expresar claramente lo que se necesita y lo que está sucediendo con los proveedores, contratistas, miembros de la cuadrilla / equipo y administradores. La tripulación individual / los miembros del equipo también necesitan comunicarse bien entre sí. Los malentendidos durante la planificación y ejecución llevan a que las tareas no se realicen correctamente. La corrección de la situación puede causar retrasos en el tiempo y excesos en el presupuesto. Los colegas deben mantenerse actualizados durante todo el proceso para ayudar a que las líneas de tiempo proyectadas converjan y los costos inesperados sean mínimos.

Error humano

El error humano varía desde un punto decimal omitido o mal colocado en una hoja de balance hasta el equipo o los suministros incorrectos que se ordenan. No importa qué forma tome, los errores pueden ser costosos. La mayoría de las formas de error humano se pueden mitigar tomando un momento para verificar documentos, pedidos y volver a verificar los cambios a medida que se producen.

Pérdida por daños o mal funcionamiento

Cuando el equipo clave se rompe en el sitio, se daña durante la instalación o no funciona de la manera prevista, debe ser reordenado, reemplazado o reparado para que el proyecto vuelva a encarrilarse. Cada una de estas situaciones puede ser un gasto inesperado para el presupuesto asignado. Un porcentaje de cada presupuesto del proyecto debe reservarse con anticipación para evitar que se desvíen los fondos de las necesidades presupuestadas (hasta un 30 por ciento).

Problemas de relación con el vendedor

Los problemas con contratistas externos, proveedores o proveedores pueden afectar el presupuesto de su proyecto. Utilice únicamente proveedores que tengan una excelente reputación por ser confiables y hábiles. La falta de profesionalismo, la incapacidad para cumplir con los plazos y el trabajo de mala calidad significarán ubicar a otro proveedor durante el proyecto y pagar nuevas tarifas para contratar un reemplazo.

Ausentismo laboral

Un cierto grado de ausentismo puede ocurrir debido a una enfermedad o emergencia, pero si es excesivo, impedirá el éxito de un proyecto. Las personas elegidas para encabezar un proyecto deben estar totalmente invertidas personalmente para completarlas y elegirlas cuidadosamente por la gerencia. Si los empleados tienen que ser reemplazados a mitad del proyecto, es probable que los retrasos se deban a la curva de capacitación / aprendizaje que la nueva persona debe experimentar. Si se pierde una cantidad de personal y no se reemplaza, completar la tarea en cuestión será más difícil y habrá menos personas que tengan más obligaciones.

Mano de obra pobre

Las tareas asignadas no solo deben completarse a tiempo, sino que también deben realizarse bien. El bajo rendimiento del trabajo que requiere más de un ajuste o revisión cuesta más dinero debido a los requisitos de horas extra y puede agotar cualquier presupuesto. Tener profesionales capacitados y experimentados en un proyecto puede hacer toda la diferencia.

Factores medioambientales

Poco se puede hacer respecto a las inclemencias del tiempo o los desastres naturales. Un proyecto se puede dejar de lado de manera inesperada e indefinida debido a las condiciones que impiden que los miembros del equipo lleguen al sitio, retrasen la entrega de suministros o resulten en una pérdida parcial o total. Recuperarse de este tipo de contratiempo no es una cuestión simple, pero es prudente asignar dinero al seguro en las etapas iniciales de planificación de un proyecto.

Falta de previsión

La mala planificación es responsable de la mayoría de los déficit presupuestarios. En pocas palabras, cuando se asignan menos fondos de los necesarios para un proyecto, es una certeza que se necesitará más dinero para completar el proyecto. No entender lo que se requiere financieramente para una empresa, desde los sueldos hasta los gastos generales, puede conducir a que se agoten los fondos en las etapas iniciales.

Mala asignación de recursos

Los fondos presupuestados deben usarse con prudencia para evitar gastos exorbitantes en áreas no vitales. Gastar demasiado dinero en un área y no lo suficiente en otra puede poner en peligro todo el proyecto, especialmente en una pequeña empresa con fondos limitados. Un ejemplo sería la construcción / renovación de una cocina en la que los costos se redujeron al utilizar materiales de pisos más baratos para poder pagar aparatos de alta resistencia y mucho más alto nivel. Después de la instalación del piso, se entregaron los electrodomésticos. El piso de calidad inferior se dañó cuando se trajeron los electrodomésticos, y ahora se debe ordenar un piso nuevo. No solo se ha visto afectada la línea de tiempo, sino también el presupuesto. Una mejor opción hubiera sido ordenar pisos y electrodomésticos de buena calidad a precios moderados para mantener el presupuesto bajo control y el proyecto a tiempo.

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